Trong môi trường làm việc hiện đại, viết email chuyên nghiệp là một kỹ năng vô cùng quan trọng. Một email chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với người nhận. Dưới đây là một số cụm từ tiếng Anh hữu ích giúp bạn viết email một cách chuyên nghiệp.
1. Mở đầu email Cụm Từ Tiếng Anh
Mở đầu email một cách chuyên nghiệp là cách bạn tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp với người nhận. Dưới đây là một số cụm từ mở đầu thường được sử dụng:
Dear [Name], (Kính gửi [Tên],)
Hello [Name], (Xin chào [Tên],)
Hi [Name], (Chào [Tên],)
Nếu bạn không biết tên người nhận, bạn có thể sử dụng:
To whom it may concern, (Gửi người có liên quan,)
Dear Sir/Madam, (Kính gửi Ông/Bà,)
2. Giới thiệu mục đích của email
Khi viết email, việc giới thiệu mục đích của email ngay từ đầu giúp người nhận hiểu rõ nội dung chính của email. Một số cụm từ bạn có thể sử dụng:
I am writing to inform you about... (Tôi viết để thông báo cho bạn về...)
I am writing to request... (Tôi viết để yêu cầu...)
I am writing to enquire about... (Tôi viết để hỏi về...)
I am writing in regards to... (Tôi viết liên quan đến...)
Ví dụ:
I am writing to inform you about the upcoming meeting on July 15th. (Tôi viết để thông báo cho bạn về cuộc họp sắp tới vào ngày 15 tháng 7.)
I am writing to request a copy of the latest report. (Tôi viết để yêu cầu một bản sao của báo cáo mới nhất.)
3. Trình bày nội dung chính
Trình bày nội dung chính của email một cách rõ ràng và mạch lạc là điều cần thiết. Dưới đây là một số cụm từ giúp bạn làm điều đó:
As discussed,... (Như đã thảo luận,...)
Please find attached... (Vui lòng xem tệp đính kèm...)
I would like to highlight... (Tôi muốn nhấn mạnh...)
It is important to note that... (Điều quan trọng cần lưu ý là...)
I would appreciate if you could... (Tôi rất biết ơn nếu bạn có thể...)
Ví dụ:
As discussed, please find attached the minutes of our last meeting. (Như đã thảo luận, vui lòng xem biên bản cuộc họp lần trước của chúng ta trong tệp đính kèm.)
I would appreciate if you could review the document and provide feedback. (Tôi rất biết ơn nếu bạn có thể xem xét tài liệu và cung cấp phản hồi.)
4. Kết thúc email
Kết thúc email một cách lịch sự và chuyên nghiệp là bước cuối cùng để hoàn thành một email hiệu quả. Dưới đây là một số cụm từ kết thúc:
Thank you for your time and consideration. (Cảm ơn bạn đã dành thời gian và cân nhắc.)
Looking forward to your response. (Mong nhận được phản hồi từ bạn.)
If you have any questions, please do not hesitate to contact me. (Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.)
Best regards, (Trân trọng,)
Sincerely, (Chân thành,)
Ví dụ:
Thank you for your time and consideration. Looking forward to your response. (Cảm ơn bạn đã dành thời gian và cân nhắc. Mong nhận được phản hồi từ bạn.)
If you have any questions, please do not hesitate to contact me. Best regards, [Your Name]. (Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi. Trân trọng, [Tên của bạn].)
5. Một số lưu ý khi viết email chuyên nghiệp
Chính tả và ngữ pháp: Luôn kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi gửi email.
Tôn trọng thời gian của người nhận: Trình bày nội dung một cách ngắn gọn và đi vào trọng tâm.
Dùng ngôn ngữ lịch sự và trang trọng: Tránh sử dụng từ ngữ không chính thức hoặc quá thân mật trong email công việc.
Kiểm tra lại thông tin: Đảm bảo tất cả các thông tin trong email là chính xác và đầy đủ.
Kết luận
Viết email chuyên nghiệp không phải là một việc khó khăn nếu bạn nắm vững những cụm từ và kỹ năng cơ bản. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để viết email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Chúc bạn thành công!
Comments